Retningslinjer for personvern

Personopplysninger

Swegon ivaretar personvernet. Som behandlingsansvarlig har vi det endelige ansvaret for behandling av personopplysningene dine. Nedenfor har vi derfor beskrevet hvilke personopplysninger vi behandler eller kommer til å behandle om deg, hva formålet med denne behandlingen er, og hvilke rettigheter du har i den forbindelse.

Swegon innhenter personopplysningene dine og behandler dem i henhold til disse retningslinjene. Avhengig av hvordan du kommer i kontakt med Swegon og/eller hvilken virksomhet du inngår en avtale med, er behandlingsansvarlig en av følgende: Swegon Group AB eller et av deres datterselskaper.

I retningslinjene nedenfor er virksomheten som fungerer som behandlingsansvarlig, kalt «Swegon» eller «vi». Hvert av selskapene i Swegon-konsernet er selvstendig ansvarlig for sin behandling av personopplysninger.

For deg som er kunde, leverandør eller på annen måte kommer i kontakt med Swegon

Vi innhenter og behandler de personopplysningene du gir Swegon i forbindelse med din forretningsrelaterte kontakt med oss. Eksempler på kategorier av opplysninger som innhentes og behandles, kan være navn, kontaktopplysninger som adresse, telefonnummer og e-postadresse, CV, personlige brev og opplysninger om stilling og virksomheten eller organisasjonen du representerer. Personopplysninger kan også være betalingsinformasjon og annen informasjon som innhentes i forbindelse med kjøp eller levering av et produkt.

Et grunnleggende prinsipp for Swegon er å ikke innhente personopplysninger uten grunn eller lagre dem lenger enn nødvendig. Swegon oppbevarer personopplysningene så lenge vi har et forretningsforhold til kunden, eller så lenge vi plikter å oppbevare opplysningene i henhold til lov, forordning eller myndigheters vedtak.

Hvilke personopplysninger innhenter vi, og hvordan får vi tilgang til dem?

Hovedregelen i Swegon er at vi ikke behandler personopplysninger som kan gi høy risiko for brudd på privatlivets fred. Vi behandler personopplysningene dine basert på følgende juridiske grunnlag og med følgende formål.

• For å oppfylle en avtale: Til håndtering og administrasjon av innkjøp, levering av produkter og for å gjennomføre og ta imot betalinger.
• For å oppfylle juridiske forpliktelser: Vi oppbevarer dokumentasjon i forbindelse med fakturering i henhold til gjeldende regnskapslovgivning og -forordninger.
• Under forutsetning av godkjennelse: Vi sender deg nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriell hvis du har akseptert dette, samt invitasjoner til arrangementer.

I tilfeller der en tjeneste vi leverer, krever godkjennelse fra deg, vil vi alltid be deg om å gi din godkjennelse til den aktuelle tjenesten og til at vi behandler personopplysningene dine. Vi vil for eksempel be om godkjennelse hvis du ønsker å motta e-postutsendelser fra oss. I tilfeller der det er krav om godkjennelse, vil vi alltid innhente dette i form av en skriftlig erklæring som vi deretter vil lagre.

Lagring av personopplysninger

Swegon iverksetter alle egnede tiltak for å sikre at personopplysningene dine blir behandlet og oppbevart på en trygg måte. Personopplysningene dine vil aldri bli lagret lenger enn det som er tillatt i relevant lovgivning, eller som er nødvendig for å oppfylle de formålene som er nevnt ovenfor. Personopplysningene dine vil bli behandlet av oss i følgende tidsperioder.

• Kunde, leverandør, forhandler eller agent: Hvis du er kunde, leverandør, forhandler eller agent og har inngått en avtale med Swegon, blir personopplysningene dine lagret så lenge som nødvendig for å oppfylle avtalen med deg, for eksempel til vi har levert produktet du har bestilt, men ikke i mer enn to år etter din siste kontakt med virksomheten. Dette for å sikre at vi kan oppfylle leverings- og garantiforpliktelsene våre. Dette gjelder imidlertid ikke hvis vi har behov for å oppbevare personopplysningene dine lenger på grunn av en av årsakene som er angitt nedenfor.
• Jobbsøkere: Personopplysningene du gir oss gjennom CV, personlig brev, bilde eller andre handlinger, vil bli brukt for å vurdere om du er en passende kandidat til stillingen du har søkt på. Vi oppbevarer disse personopplysningene i rekrutteringsprosessen og til rekrutteringsprosessen er avsluttet. Deretter slettes personopplysningene i sin helhet. Ønsker vi å beholde søknader etter at rekrutteringsprosessen er over, kontakter vi de berørte kandidatene om dette.
• Kommunikasjon: Hvis du har kontaktet Swegon, for eksempel på e-post, vil personopplysningene dine bli lagret så lenge vi trenger dem for å svare på en henvendelse eller håndterer årsaken til at du kontaktet oss. 
• Direkte markedsføring: Vi kan behandle personopplysningene dine for direkte markedsføring inntil du trekker godkjennelsen din tilbake.
• Juridiske forpliktelser: Swegon oppbevarer all dokumentasjon som utgjør regnskapsinformasjon i henhold til gjeldende regnskapslovgivning, samt andre opplysninger vi er rettslig forpliktet til å oppbevare. Slik dokumentasjon og informasjon kan inneholde personopplysninger.

Overføring av personopplysninger

Swegon overfører kun de personopplysningene som er beskrevet nedenfor. Vi vil alltid utvise stor forsiktighet og treffe egnede sikkerhetstiltak i forbindelse med overføring av personopplysninger.

• Overføring til virksomheter innenfor konsernet: Swegon kan overføre personopplysningene dine til en annen virksomhet i konsernet i forbindelse med forvaltning av IT-systemer.
• Forretningstransaksjoner: Dersom hele eller deler av Swegons virksomhet skulle bli solgt eller integrert i et annet selskap eller en annen virksomhet, kan personopplysningene dine bli viderebefordret til våre rådgivere, potensielle kjøpere og deres rådgivere og overføres til de nye eierne av selskapet.
• Juridiske forpliktelser: Personopplysningene dine kan også bli utlevert for at selskapet skal etterleve visse lovfestede forpliktelser. De kan også bli overført til politiet og andre relevante myndigheter dersom dette er tillatt og nødvendig i henhold til gjeldende lovgivning.

Overføringene som er nevnt ovenfor, kan kun gjøres til virksomheter i EU- og EØS-området (dvs. alle medlemsstater i EU samt Island og Liechtenstein), eller andre land eller internasjonale organisasjoner som har et adekvat sikkerhetsnivå. Overføringer til tredjeland og internasjonale organisasjoner skal under enhver omstendighet utføres i full overensstemmelse med personvernforordningen og artiklene 44–49 i denne. Du har krav på en bekreftelse fra Swegon på om personopplysningene dine er til behandling, og i så fall til å få tilgang til personopplysningene og informasjon om de mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysningene er oversendt eller skal oversendes til. Dette gjelder særlig mottakere i tredjeland eller internasjonale organisasjoner.

Hvis du har synspunkter på eller spørsmål om vår håndtering av personopplysninger

Du kan når som helst kontakte oss på www.swegon.no/Handtering-personopplysninger for å få tilgang til personopplysningene vi behandler om deg, i et strukturert, allment brukt og maskinlesbart format, (ii) kreve å få personopplysningene dine rettet og/eller slettet; (iii) helt eller delvis trekke tilbake samtykket ditt; (iv) kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses; (v) komme med bemerkninger til måten vi behandler personopplysningene dine på; eller (vi) hvis dette er teknisk mulig, behandlingen skjer automatisk og bygger på samtykke, få personopplysningene dine overført direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig.

Swegon vil uten unødig opphold, men senest i løpet av én måned etter mottak av forespørselen din, svare på forespørselen. Ved forespørsler om retting og/eller sletting av personopplysninger, vil Swegon undersøke om forutsetningene for dette er oppfylt, og i så fall utføre endringene eller slettingen så snart som mulig. Swegon kan avvise forespørsler som åpenbart er ubegrunnede eller urimelige.
Det er også mulig å klage til Datatilsynet .